Ajouter une valeur avec documentation des processus

Quelle est la documentation des processus?
Documentation des processus est une combinaison d'une cartographie des processus ou diagramme de flux et de procédures écrites. Il décrit comment quelque chose peut être fait. Il décrit les étapes ou des tâches spécifiques de la fonction de travail de sorte qu'il est facile à suivre. Ce travail moyen peut être fait à droite. Cela signifie également qu'il est reproductible, donc si deux ou dix salariés exerçant des fonctions différentes, tout le monde peut le faire de la même façon. Cela garantit la qualité du processus.

Pourquoi est importante documentation des processus?
Comme mentionné précédemment, la qualité est une des raisons. Le meilleur de la documentation, les employés de meilleures pouvez suivre les procédures et qui se traduit par une moins grande variabilité dans les résultats du processus. En plus de la qualité, documentation des processus nous aide à voir ce qui fonctionne et ce qui n'est pas le cas. Il identifie les opportunités pour améliorer le processus.

Qui doit documenter le processus?
Vous pourriez penser que la personne qui fait le travail doit documenter ce qu'ils font, mais il ya une meilleure façon. Si un employé a été la réalisation du procédé, pour toute longueur de temps sont les chances du processus est devenu une routine. Bien que l'employé possède une connaissance approfondie de la façon dont c'est fait, ils ne peuvent pas être en mesure de documenter le processus sans oublier les étapes parce qu'il se produise d'une façon presque automatique. Avez-vous déjà eu dans votre voiture et quelque part un peu comme si vous étiez sur le pilote automatique? C'est la même chose avec la documentation des processus.

Comment peut-on contourner ce problème? Demandez l'aide d'un outsider objectif. Choisissez quelqu'un qui n'est pas familier avec la région documentés. Il peut sembler étrange, mais un étranger peut poser des questions négligées et oubliées voir les étapes de la routine.

Comment documenter un processus?
Il ya plusieurs façons de documenter un processus. Certaines méthodes sont mieux que d'autres. Si vous êtes en utilisant un outsider pour documenter le processus, vous pourriez commencer par un aperçu de haut niveau du processus. Cela peut se faire dans un cadre tout simplement discuter de réunion les étapes génériques d'un processus donné.

La vue d'ensemble du processus devient une sorte de feuille de route indiquant les fonctions à inclure dans la documentation des processus. La prochaine étape de documenter le processus sembler contre-intuitif, mais ça fonctionne vraiment. Commencer à interroger les employés qui manipulent les tâches à la fin du processus. Demandez-leur ce qu'ils entrées déclencher le cadre du processus. Puis aller parler avec les employés qui manipulent ces intrants. Continuez jusqu'à ce que sont les entrées sont remonte au début. Une fois que toutes les parties sont documentés, il vous suffit de les inverser et collez le processus de retour ensemble des flux logique du début à la fin.

La prochaine étape est de valider ce qui a été capturée à l'étape précédente. Observez chaque étape et vérifier si la documentation de votre correspond vraiment ce que vous voyez. Sinon, ajouter des détails ou corriger ce qui a été documenté.

Une fois que c'est terminé, transférer l'information écrite dans un diagramme de flux de processus. Utilisation de Microsoft Visio ou PowerPoint 2007 permet la cartographie des processus facile.

Conclusion
Nous avons discuté de ce que la documentation des processus et pourquoi il est important. Nous avons également parlé de qui devrait-il documenter et comment cela doit être fait. Documentation des processus permet aux employés de savoir quoi faire. Documentation des processus appropriée contribue également aux gestionnaires de savoir quoi faire quand quelque chose se passe mal. En plus de ces avantages, la documentation des processus permet d'améliorer la communication avec d'autres ministères comprendre comment fonctionne votre région....